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招投标类现场监督公证注意事项之我见

招投标类现场监督公证注意事项之我见

  • 作者:王云慧
  • 来源:
  • 发布时间:2019-04-08 14:14
  • 访问量:

【概要描述】摘 要:招投标是招标人通过事先公布要求,吸引投标人按照同等条件进行平等竞争,在规定程序下择优选择既定投标人的过程。但招投标现场出现的问题往往始料未及,在面临新问题、新挑战的时候如何及时采取措施及标准对现场进行良好的控制是本文探讨的意义之在。  案例概况:  重庆一重要公共建设项目在即将投入使用之际,需要在重要客人接待区摆放兼具艺术价值和项目意义的艺术品。面对如此特殊的采购项目,业主做了详细周密的招

招投标类现场监督公证注意事项之我见

【概要描述】摘 要:招投标是招标人通过事先公布要求,吸引投标人按照同等条件进行平等竞争,在规定程序下择优选择既定投标人的过程。但招投标现场出现的问题往往始料未及,在面临新问题、新挑战的时候如何及时采取措施及标准对现场进行良好的控制是本文探讨的意义之在。  案例概况:  重庆一重要公共建设项目在即将投入使用之际,需要在重要客人接待区摆放兼具艺术价值和项目意义的艺术品。面对如此特殊的采购项目,业主做了详细周密的招

  • 分类:公证文化
  • 作者:王云慧
  • 来源:
  • 发布时间:2019-04-08 14:14
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  摘  要:招投标是招标人通过事先公布要求,吸引投标人按照同等条件进行平等竞争,在规定程序下择优选择既定投标人的过程。但招投标现场出现的问题往往始料未及,在面临新问题、新挑战的时候如何及时采取措施及标准对现场进行良好的控制是本文探讨的意义之在。
  案例概况:
  重庆一重要公共建设项目在即将投入使用之际,需要在重要客人接待区摆放兼具艺术价值和项目意义的艺术品。面对如此特殊的采购项目,业主做了详细周密的招标计划,但由于该项目社会意义重大、涉及金额大、评审项目多、专业要求高,加上重庆评审专家库内缺少相关美术类专家,所以针对这个情况,经过相关部门批复,业主专门制定了省外专家邀请方案。他们先向中国排名前十的各美术院校发送专家推荐函,由各院校校办根据推荐函要求推荐一至两名符合要求的专家,在确定专家名单之后,业主邀请公证机关对与十名专家电话联系的过程进行了现场监督。公证机构在审查了申请单位法人资格证明、项目立项批文、专家邀请方案、工作人员身份材料、前期相关专家邀请函和各院校回函等材料后,对承办工作人员与专家电话联系的过程进行了监督,以确保电话联系内容和确认过程公开透明、合法合规。
  随后,业主就该项目于开标前向公证机构提出投标开标现场监督申请,公证处审查了申请单位法人资格证明、代理人身份证明、招标文件、招标申请表等材料后,认为该申请符合法律规定并依法受理了该公证申请。
  由于该项目共有三个标段,三个标段于同一日同一开标室按先后顺序依次开标。投标截止后,在第一标段开标过程中发现投标人有重复转入投标保证金的情况,也有投标人未转入投标保证金的情况,在现场征询异议时才知道,对三个标段都有投标意向的投标人存在将不同标段的保证金转入同一标段子账户的情况。由于较多投标人都出现了上述失误,导致该项目其中两个标段都出现了少于三个投标人递交投标保证金的情况,业主和监督部门、公证部门依据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》,现场判断少于三个投标人的第二标段和第三标段流标。招标代理人宣布流标后,现场一时异议不断:有投标单位提出,既同属一个项目,向其中一个子账户转入三个标段的保证金应该视为三个标段的保证金都到位;也有投标单位提出,三个标段招标编号虽一样,但子账户后缀名并不相同,若不分别转入保证金,该后缀名做出区分就失去了意义。有的投标单位称,现场明明有大于三家投标人投标,为什么要宣布流标。
  面对现场的异议,经公证员现场监督,招标代理人依据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》向在场投标人释义:未将保证金转入指定账户的视为无效投标,当场退还投标文件,退还投标文件后,该投标人应视为不适格投标人,所以投标人不足三个。未满三个投标人投标,应当重新招标。
  案例思考
  之所以引用上述案例,是因为该案例中提到了较为特殊的招投标现场。特殊的原因在于:一是投标人特殊,投标人多为艺术品产业相关公司,大多没有投标经验,所以出现的问题往往较为特殊,甚至闻所未闻。二是采购项目特殊,采购的物品为艺术品,艺术品的价值判断大多较为主观,所以在该项目招标的过程非常谨慎。三是评标人员特殊。因重庆专家数据库中缺少相关美术类专家,所以需要在全国范围邀请专家,其中很多专家都是高校经自主推荐产生,有评标经验的专家少之又少。
  招投标公证是指国家公证机关根据招标单位的申请,依照国家有关招标投标的法律、法规规章和招标文件的要求,对招标投标双方的主体资格、有关文件和材料进行审查,对整个招标投标活动进行现场法律监督,以证明其真实性、合法性的一种非诉讼活动。
  招投标公证前期要重点审查主体资格证明、工程立项批文、招标文件、招标申请表、投标单位资格等材料,在招投标各方主体合法,手续齐全,招标文件、招标程序(特别是较为特殊的程序)合法的基础上,才可以按照相关规定受理。
  招投标现场公证主要是对投标单位递交投标文件及开标过程进行现场监督。在这个现场监督的过程中,若出现与招标文件相囿的情况,应及时查阅招标文件的规定。该案例中出现的保证金“错位”情况容易发生在同一项目分为不同标段的时候,虽然三个标段属于同一项目,但招标文件中分别为三个标段指定了不同后缀名的子账户,所以保证金一旦“错位”,应视为保证金未打入指定账户,按照《中华人民共和国招标投标法》第二十七条规定,投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。对于未能按要求提交投标保证金的投标,属于“不能实质性满足招标文件要求”的范畴,投标人将被视为未实质性响应招标文件,该投标文件属于无效投标,该投标人属于不适格投标人,应当场退还该投标文件。若未满足的条件不属于招标文件中的实质性要求,按照《中华人民共和国招标投标法》第四章的规定,应于开标时在开标记录表上做如实记录后提交依法组建的评标委员会评审,现场人员无权评审和处理。保证金“错位”导致投标文件无效后该投保人不具有投标资格,所以还应及时审查适格投标人是否满足三个的要求,按照《中华人民共和国招标投标法》第二十八条规定,投标人少于三个的,招标人应当依照本法重新招标。
  招投标现场监督公证所涉及的问题虽不足以一一列举,但招投标现场监督得相关问题处理也离不开以下处理原则,只有牢牢把握现场处理原则,才能保证在面对问题时做出正确的决定,从而有力地把控现场。
  1、真实合法原则。招投标现场监督类公证在受理前要对主体资格、项目审批文件、承办资质等要求进行审查,确保项目的合法性,保证每一个环节都建立在真实、合法的基础上。涉及特殊要求(例如本案例中专家抽取方式的特殊化)还应对有关方案进行审查,对不合法、违反有关要求的行为及时制止或者终止公证程序。
  2、独立定位原则。公证人员参加招标投标活动是以监督者的身份对招标投标活动进行监督的。既不是招标投标活动的当事人,也不是招投标活动的主持人。对自己职责范围内的事情,要积极认真、恪尽职守地履行监督的职责,对于自己职权范围以外的事情,不能越俎代庖,影响招投标活动的正常进行。
  3、现场把控原则。虽然公证与招投标现场而言只是监督的角色,但对招标单位和投标单位而言,公证是招投标现场程序的专业法律工作人员,对有关流程和法律规定更加清楚明了,更具权威性和说服力。所以,当招投标现场出现异常情况后,公证人员要监督招标代理机构严格按照法律规定和招标文件执行,若出现偏差,应结合有关规定及时纠正或制止,把控好招投标现场秩序。
  在日趋完善的招投标过程中,虽然增加了其它行政监督部门,但公证的监督角色绝不是可有可无的,公证机关在招投标过程中的介入,能够充分应用法律知识履行法律监督职能,以保证招投标活动在诚实信用、公平竞争的基础上进行。公证机关的监督应不受任何行政机关、任何个人的干扰,在法律规定和招标文件范围内依法办事,维护招投标双方的合法权益。公证机关在招投标现场监督公证的过程中,也应充分履行自身应有的监督职责,对不符合要求的违规行为及时纠正,出现严重影响招投标活动进行的行为应宣布立即停止,以保证招投标行为的公平有序。

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